دیگر وقت و بودجه کم نیاورید! قانون پارکینسون چیست؟!
شما از قانون پارکینسون باخبر هستید فقط شاید خودتان این موضوع را نمی‌دانید! با خواندن این مقاله و اجرای راه‌کار آن، هر وظیفه یا کاری را با حداقل زمان و بودجه به پایان خواهید رساند. با وب‌سایت مدیرشاد همراه باشید.
![قانون-پارکینسون-مدیریت-زمان]()
قانون پارکینسون چیست؟
قانون پارکینسون چیست؟همه چیز از نوشته شدن یک جمله شروع شد: «هر کاری به‌اندازه‌ی زمانی که برای آن در نظر گرفته شده طول خواهد کشید»
این جمله را تاریخ‌دان و نویسنده‌ای انگلیسی به نام «سایریل نورث پارکینسون» (C. Northcote Parkinson)، در سال ۱۹۵۵ در کتاب خود و در مقاله‌ای که در آن زمان در نشریه‌ی «اکونومیست» چاپ شد، نوشت.
این نویسنده و تاریخ‌دان، بیش از ۵۰ جلد کتاب نوشته و چون این قانون را نخستین بار او کشف کرد، به نام خودش و تحت عنوان قانون پارکینسون (Parkinson’s law) نام‌گذاری شد.
هر یک از ما تحت هر شرایطی با قانون پارکینسون سر و کار داریم؛ به‌طور مثال شاید شما برای تحویل پروژه‌ای که انجامش را تقبل کرده‌اید؛ سه روز وقت داشته باشید ولی فقط از روز دوم شروع به کار بر روی آن پروژه کنید.
شاید برای آماده شدن برای امتحان، یک ماه زمان داشته باشیم ولی بی‌اختیار از ده روز یا یک هفته مانده به امتحان به‌طور جدی به مطالعه‌ی دروس می‌پردازیم.
قانون پارکینسون جنبه‌ی دیگری نیز دارد، گفته می‌شود که اگر شما کار یک نفر را به چند نفر بسپارید؛ بعد از مدتی همه احساس خواهند کرد که آن کار واقعاً در توان یک نفر نبوده است و همان تعداد نفرات برای انجام آن کار، ضروری بوده.
از سوی دیگر موضوعی که بیشتر تحت عنوان «سرعت عمل» مشهور است نیز با قانون پارکینسون بی‌ارتباط نیست.
اگر دقت کنید می‌بینید که در یک اداره به‌طور مثال، میزان مشخصی از کار توسط افراد مختلف در بازه‌های زمانی متفاوت انجام می‌شود. بخشی از علت این امر مربوط به قانون پارکینسون و قسمتی دیگر مربوط به سایر ویژگی‌های شخصی افراد است.
موارد فوق، نمونه‌هایی از واقعیت داشتن قانون پارکینسون در زندگی روزمره هستند یعنی: «هر کاری به‌اندازه‌ی زمانی که برای آن در نظر گرفته شده طول خواهد کشید.»
همین‌جا یادآوری کنیم که هرچند قانون پارکینسون ابتدا در مورد مدیریت زمان و مدیریت کارهای اداری پدید آمد ولی واقعیت این است که در سایر زمینه‌ها و به‌طور کلی، در اختصاص دادن منابع برای هر امری صادق است.
همه‌ی ما ضرب‌المثل «هرکه بامش بیش، برفش بیشتر» را شنیده‌ایم. این ضرب‌المثل به‌نوعی می‌تواند بیان‌کننده‌ی بخشی از قانون پارکینسون باشد. هر چقدر امکانات بیشتری داشته باشیم خرج بیشتری هم برای خودمان به وجود می‌آوریم.
به‌طور مثال، شما در خانه یا محل کار برای وسایل خود چه کم باشند و چه زیاد؛ بالاخره جا کم می‌آورید؛ حتی اگر آن را به چند برابر گسترش دهید!
به‌طور کلی و با زبانی ساده‌تر، قانون پارکینسون می‌گوید که هرقدر زمان، بودجه یا ماتریال بیشتری برای یک کار یا عمل اختصاص دهید؛ همه‌ی آن زمان، بودجه یا ماتریال مصرف خواهد شد.
قانون پارکینسون در کار
خُب حالا که متوجه وجود قانون پارکینسون در زندگی و تأثیر مخربی که می‌تواند روی انواع فعالیت‌ها و منابع مختلف ما بگذارد شدیم؛ این سؤال پیش می‌آید که تکلیفمان با این قانون مزاحم و تا حدی هم موذی چیست و باید چه‌کار کنیم که در انجام کار و حرفه‌ی خود اسیر قانون پارکینسون نشویم؟!
به عبارت دیگر، هدف ما این است که بدانیم چطور می‌توانیم برای هر کاری نه تنها زمان، بلکه منابع دیگر را نیز بیش از حدِ موردنیازمان اختصاص ندهیم؛ چرا که در این صورت به‌هرحال آن منابع اضافی مورداستفاده قرار خواهند گرفت و در حقیقت، هدر خواهند شد.
بهتر است از موضوع اصلی قانون پارکینسون یعنی موضوع زمان شروع کنیم.
برای این‌که در دام قانون پارکینسون نیفتید در انجام کارهای خود موارد در پی آمده را اجرا کنید:
۱- بلافاصله شروع کنید
این جمله نیاز به شرح ندارد. برای فرار از قانون پارکینسون مهم‌ترین کار همین است که بلافاصله کارتان را شروع کنید و حتی آن را بیهوده برای دو ساعت بعد هم نگذارید. با این کار از ابتدا راه را بر نفوذ و تسلط قانون پارکینسون خواهید بست.
۲- احساس خود نسبت به میزان کارتان را بازبینی کنید
آیا شما فرد پرمشغله‌ی هستید؟ آیا فکر می‌کنید که کارهای شاق و سختی به عهده‌ی شما گذاشته شده؟
بدون این‌که قصد انکار زحمات خود یا حتی کم‌حجم جلوه دادن کارهایتان را داشته باشید؛ یک‌بار دیگر نه حجم کارتان بلکه احساسی را که نسبت به حجم کارتان دارید بازبینی کنید و به‌جای تمرکز بر روی حجم کارها، بر روی راه‌هایی که می‌توانید کارهایتان را سریع‌تر انجام دهید متمرکز شوید.
این دو نقطه‌ی تمرکز، فرق زیادی باهم دارند و شما با این کار، در حقیقت، ناخودآگاه خودتان را در مورد انجام کارهایتان به‌طور مثبت برنامه‌ریزی خواهید کرد.
در واقعیت نیز با این روش، قانون پارکینسون را بی‌اثر می‌کنید؛ چون جستجوی راه‌ها و ابزارهای بهتر و سریع‌تر برای انجام دادن کار، از وقت‌کشی و یا اختصاص دادن وقت غیر لازم به کارها جلوگیری می‌کند.
به‌طور کلی، سعی کنید به این موضوع که من آدم گرفتار یا پرمشغله‌ای هستم ایمان نیاورید بلکه باور داشته باشید شخصی هستید که بیشترین کارها را به درست‌ترین شکل ممکن و در کوتاه‌ترین زمان انجام می‌دهد.
۳- خطر کمال‌گرایی و قانون پارکینسون
متأسفانه هر قدر انسانِ کمال‌گراتری باشید امکان گرفتار شدنتان در دام قانون پارکینسون بیشتر خواهد شد؛ چون شاید دائم فکر کنید که هنوز کارتان به مرحله‌ی کمال و پختگی نرسیده و در نتیجه باز وقت بیشتری صرف آن کنید.
برای حل این مسئله، مرزی از کیفیت کار را برای خودتان تعریف کرده و بیشتر از این‌که دنبال پر کردن کمیت کار و زمان آن باشید با رسیدن به سطح معقولی از کیفیتِ کار، آن را به پایان برسانید؛ به عبارت دیگر، شما باید بر روی نتیجه گرفتن از کار متمرکز شوید و نه روی مدت زمان کار.
۴- مفهوم اولویت را برای خودتان دوباره تعریف کنید
مفهوم واقعیِ اولویت، تقریبی است و با آنچه اغلب ما انسان‌ها در نظر داریم فرق می‌کند.
به‌طور مثال، یکی از پرمشغله‌ترین روزهای کاری خود را در نظر بگیرید؛ حال فرض کنید در چنین روزِ پرمشغله‌ای صبح از خواب بیدار می‌شوید و می‌بینید که بخشی از منزلتان به خاطر ترکیدگیِ لوله‌ی آب پر از آب شده است!
در این شرایط کدام‌یک از کارهای شما در اولویت قرار خواهد داشت؟! چه‌کار خواهید کرد؟
بدون شک تعمیر لوله‌ی آب، اولویت اول یا اولویت دوم شما خواهد بود؛ در حالی که شب قبل از آن اگر کسی به همان میزانی که رسیدگی به تعمیر لوله‌کشی وقت نیاز دارد از شما برای کار دیگری وقت می‌خواست؛ به‌یقین می‌گفتید که فردا به‌هیچ‌وجه و حتی یک ثانیه هم وقت ندارید! پس با این مثال متوجه می‌شویم که شلوغ بودن سرمان تا حدی به واقعیت بستگی دارد ولی میزان قابل‌توجهی از آن هم موضوعی احساسی و قابل تغییر است.
۵- بخش‌بندی و زمان‌بندی درست کارها را فراموش نکنید
پس از بازبینی در مورد اولویت‌بندی کارها، لازم است که بخش‌بندی کارهایتان را نیز درست تنظیم کنید.
به این منظور، زمانِ واقعی انجام هر بخش از کار را تا حد امکان به‌درستی بسنجید. نه آن را غیرواقعی و خیلی کم در نظر بگیرید و نه راه‌های فرار را برای کش دادن یا اضافه کردن به زمانِ تعیین‌شده باز بگذارید.
منظور از قانون پارکینسون این نیست که زمان کارها را آن‌قدر کم کنید که به کیفیت کارتان آسیب برسد؛ منظور از قانون پارکینسون انجام دادن کار با کیفیتی عالی و در اندک‌ترین زمان ممکن است.
برای هر بخش از کارتان زمانِ مشخصی تعیین کنید و اجازه ندهید مدتِ هیچ کاری بیشتر از آنچه تعیین کرده‌اید به درازا بکشد.
از سوی دیگر، گاهی هم درجا زدن در یک قسمت از کار است که موجب می‌شود گرفتار قانون پارکینسون شویم.
هر مشکلی هم وجود داشته باشد بیش از اندازه صبر نکنید یا وقتتان را با فکر و خیال زیاد برای موردی خاص هدر ندهید. جریان کار شما نباید متوقف شود؛ می‌توانید در صورت امکان، بخش بعدیِ کارتان را شروع کنید و حل مشکلِ پیش آمده در بخش قبلی را به فرصت دیگری بسپارید.
۶- تعیین پاداش
ایجاد انگیزه برای سرعت عمل و صرف حداقل منابع برای رسیدن به هدف را در نظر داشته باشید؛ به‌طور مثال می‌توانید دیدن فیلم موردعلاقه یا بازدید از وب‌سایت‌هایی را که دوست دارید یا رفتن به یک محل تفریحی را موکول به تمام کردن کارهایتان در مدت زمانی معین کرده و موارد گفته‌شده را به‌عنوان پاداشی برای سرعت عملتان در نظر بگیرید.
۷- به ریشه‌ی تعلل خود در انجام کارها پی ببرید
گاهی کاری که باید انجام دهید اهمیت، حساسیت و یا دشواریِ خاصی دارد و همین امر سبب نوعی ترس پنهان شما برای آغاز آن می‌شود و در نتیجه به دام قانون پارکینسون می‌افتید.
برای برطرف کردن چنین حالتی، خودتان را متعهد به انجام آن کار در بازه‌ی زمانی مشخص کنید و این موضوع را به نزدیکان، دوستان و حتی در برخی صفحات مجازی به اطلاع اشخاصی که با آن‌ها ارتباط دارید برسانید.
این امر باعث ایجاد حس مسئولیت بیشتر و فروکش کردن احساس تعلل در شما خواهد شد.
۸- از ابزارهای مدرن کمک بگیرید
اگر همه یا بخشی از کار شما با کامپیوتر است؛ از نرم‌افزارها و برنامه‌های رایگانِ کنترل زمان‌بندی مانند «تاگِل» (Toggl) یا دیگر برنامه‌های مشابه با آن استفاده کنید.
با استفاده از چنین برنامه‌هایی می‌توانید برای کار مورد نظرتان یک زمان‌بندی شمارش معکوس ایجاد کرده و آن کار را هر بار در مدت زمان کوتاه‌تری انجام دهید. قابلیت دیگر چنین برنامه‌هایی، امکان تفکیک کارها، نگه داشتن تاریخ و مدت زمانِ هر کار با جزئیات کاربردی زیاد است.
می‌توانید با چنین ابزارهایی، مدت‌زمان مفیدِ کار روزانه، هفتگی یا ماهانه‌ی خود را به‌طور دقیق و با تفکیک جزئیات هر کار، بسنجید.
ساده‌تر از مورد فوق، این امکان برایتان وجود دارد که با استفاده از تایمرهای رایگانِ مخصوص استراحت (ریلکس) در کار با کامپیوتر، مانند «آیز رئلاکس» (Eeys Relax)، از یک برنامه‌ی پانزده دقیقه‌ای استفاده کرده و در آن ۱۵ دقیقه حتی یک ثانیه نیز سر از کارتان برندارید و هر پانزده دقیقه، هم‌زمان با هشدار برنامه، به مدت یک دقیقه استراحت کنید و پس از گذشت یک ساعت، دوباره با اعلام مجدد تایمرِ مذکور، پنج دقیقه استراحت داشته باشید.
مطمئن باشید که با استفاده از چنین برنامه‌هایی بهینه‌سازی استفاده از زمان را تجربه خواهید کرد.
استفاده از چنین برنامه‌هایی قانون پارکینسون را در نطفه خفه می‌کند و اجازه نمی‌دهد که شما وقت تلف کنید و آمارِ مقدار، ترتیب و توالیِ یکایک کارهایتان را به‌راحتی و به‌طور دائمی در صفحه‌ی دسکتاپ کامپیوترتان نمایش می‌دهد.
قانون پارکینسون در مدیریت
اگر شما مدیر یک شرکت یا صاحب یک کسب‌وکار هستید یا تحت هر شرایطی وظیفه‌ی مدیریتی در مورد یک فعالیت بخصوص یا گروهی از افراد را بر عهده دارید، قانون پارکینسون نقش بیشتری در زندگی کاری شما بازی خواهد کرد.
اکثر مواردی که در بخش قبلی مقاله توضیح دادیم به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم در مورد موضوع مدیریت نیز صدق می‌کند اما فرمول در پی آمده در زمینه‌ی مدیریت و رابطه‌ی آن با قانون پارکینسون اهمیت زیادتری دارد.
فرمول تنظیم کارها برای بی‌اثر کردن قانون پارکینسون
این فرمولی است که می‌توان آن را در کار شخصی و مدیریتی به کار گرفت. اگر می‌خواهید از این فرمول در مورد کارکنانتان استفاده کنید؛ لازم است که تا حدی در آن‌ها ایجاد انگیزه کرده باشید؛ در غیر این صورت از طریق فشار مضاعف به کارکنان، نتیجه‌ی لازم حاصل نخواهد شد.
از سوی دیگر این روش می‌تواند به شما کمک کند بفهمید در هر بخش از شرکت یا کسب‌وکارتان چه مقدار کارِ مفید، به چه مدت زمان، نیاز دارد.
- ابتدا کارها یا وظایف روزانه‌ای را که باید انجام دهید یا انجام شوند؛ یادداشت کنید
- در مرحله‌ی دوم، زمانی منطقی و کافی برای آن کارها در نظر بگیرید
- در مرحله‌ی عمل، سعی کنید کارها را بدون افت کیفیت در نصف زمانی که برای هریک تعیین کرده بودید؛ انجام دهید.
- در پایان روز به مقدارِ کاری که با حفظ کیفیت لازم انجام داده‌اید بنگرید. اگر به‌طور مثال، کاری را که دو ساعت برای آن زمان تعیین کرده بودید با حفظ کیفیتِ مطلوب در یک ساعت و چهل دقیقه انجام داده‌اید؛ همان زمانِ یک ساعت و چهل دقیقه را به‌عنوان زمانِ معیار برای انجام آن کار در روزهای بعد تعیین کنید.
- با ادامه‌ی این تمرین در عرض یک تا دو هفته به حداقل زمان مورد نیاز برای انجام کاری که کیفیت لازم را نیز داشته باشد خواهید رسید.
برخی حقایق جالب از دیدگاه قانون پارکینسون
موارد در پی آمده شاید به نظرتان عجیب برسند ولی اگر خودتان هریک از آن‌ها را تجربه کنید به درستی‌شان پی خواهید برد.
طبق قانون پارکینسون:
- زمان تعیین شده برای هر کار، در ضمنِ انجام کار تا به همان حدِ تعیین‌شده گسترش می‌یابد.
- افرایش میزان بودجه‌ی تعیین‌شده برای استخدام در یک شرکت هرچقدر هم باشد باز مصرف می‌شود.
- گسترش شرکت‌ها بوروکراسی را به وجود می‌آورد و بوروکراسی، بهره‌وری پایین را به همراه دارد.
- در هر گروه کاری، بدون توجه به میزان فعالیتی که انجام می‌شود، تمایلِ افزایش تعداد کارکنان وجود دارد.
- نسبت طول مدت زمانِ مکالمه‌ی تلفنی با مؤثر بودن آن رابطه‌ی معکوس دارد!
- بیشترین موضوعی که در طیِ یک جلسه‌ی مذاکره، همه در مورد آن صحبت خواهند کرد؛ مشکلات کوچک‌تری هستند که هر کس در مورد آن اطلاعاتی دارد!
- صاحبان جایگاه شغلی؛ در اغلب موارد، زیردستانشان را بیشتر از رقبایشان تحت فشار قرار می‌دهند!
نظر شما در مورد سایر جنبه‌های قانون پارکینسون چیست؟