مهارت ارتباط موثر از قرنطینه برای مدیران!
در مقاله‌ی مهارت ارتباط موثر از قرنطینه چند تکنیک برای مدیریت بهتر روابط شخصی و حتی کاری، از قرنطینه در اختیار شما همراهان وب‌سایت مدیرشاد قرار می‌گیرد.
کرونا ویروس و لزوم یادگیری مهارت ارتباط موثر در ایام قرنطینه
شیوع ویروس کرونا ساختار عادی فعالیت‌های اجتماعی را تغییر داد و منجر به شکل‌گیری ساختارهای جدیدی شد که این روند هنوز ادامه دارد.
در تمام جهان و در تمامی صنایع، شرکت‌ها و کسب‌وکارها تا جایی که می‌توانستند کارکنانشان را به دورکاری فرستادند.
خیلی از مدیران مجبور شدند برای اولین بار به سمت فضای مجازی و استفاده از آن بروند. از سوی دیگر، مدیریت روابط کاری وقتی که ساختار معمولی فعالیت‌های روزانه وجود نداشته باشد کار دشواری است.
سؤال این است که در چنین شرایطی از چه شیوه‌هایی می‌توان برای مدیریت تیم کاری استفاده کرد؟ در تمام جهان انجام چنین وظیفه‌ای استرس برانگیز و حتی تا حدی ترسناک به نظر می‌رسد.
فشار شرایط، حس عمومی بلاتکلیفی و منزوی شدن، این حس ترسناک را تقویت نیز می‌کند. وظیفه‌ی یک مدیر در ایام قرنطینه تا حد زیادی درهم و برهم به نظر می‌رسد.
در چنین شرایطی باید برای ارتباطات و انتظارات، مجدداً برنامه‌ریزی کرد.
برای افزایش مهارت ارتباط موثر در چنین ایام خاصی، نکته‌های زیر را خوانده و تا حد امکان آن‌ها را اجرا کنید:
۱-انتظاراتتان را از روند کاری کلاً تغییر بدهید
تیم‌های کاری دارای روحیه‌ی اجتماعی بوده و به کارِ هم‌زمان عادت دارند و حضور در یک دفترِ مشخص و یکسان، کار کردن تحت شرایط و با تقویم کاری یکسان جزو عادت‌های بنیادین آن‌ها است؛ حال در شرایط بروز بیماری کرونا و تا وقتی که قرنطینه ضرورت دارد، یک مدیر باید بتواند گذار کارکنان و اعضای تیم کاری خود را به شرایط کار غیر هم‌زمان و شخصی سازی شده فراهم کند.
به‌عنوان یک مدیر برای این کار باید زمان‌بندی انجام کار و نحوه‌ی انجام آن را تا حد امکان به اعضای تیم کاری بسپارید.
به‌عبارت‌دیگر یکی از راه‌های افزایش مهارت ارتباط موثر در ایام قرنطینه امکان دادن به کارکنان برای عمل به وظایف خودشان به روش خودشان است.
سخن بالا به معنای این است که مدیران باید در ایام قرنطینه در مورد مسائل کاری، بیشتر بر روی نتایج کارکنانشان متمرکز شوند و انعطاف‌پذیری زیادی در مورد نحوه‌ی انجام کار توسط کارکنان داشته باشند.
۲- لزوم داشتن ارتباط مستمر
یک بررسی نشان داده که چرخه‌ی کوتاه‌مدت‌ترِ ارتباط کاری در صورتی که در مسیر صحیحی قرار داشته باشیم نتایج بهتر و بهره‌وری بالاتری به دنبال دارد.
در ایام قرنطینه برای اینکه ارتباط عادی خود را با کارکنان حفظ کنید از پیامک یا پیام فوری بهره ببرید.
به کارکن خودتان قبل از اعلام حضورِ اولِ روز از طریق پیامک یا پیام‌های مشابه، اجازه‌ی دورکاری برای فلان کار به مدت مثلاً نصف روز را ندهید.
اگر قرار است مثلاً به‌طور دورکاری نصف روز سرگرم پروژه‌ای باشد، صبح همان روز از طریق پیامک یا ابزاری که برای پیام رسانی متقابل در نظر گرفته‌اید باید اعلام حضور کند و سپس نصف روز سرگرم فلان پروژه شود.
روش مکمل این است که هر روز در ساعتی مشخص یک دیدار ویدیوییِ ترجیحاً جمعی و یا تک به تک با اعضای تیمتان داشته باشید.
گاهی می‌توانید برحسب نوع کار و نوع تیم کاری‌تان مسئولیت برخی امور جمعی و رسیدگی‌های جزئی را به یک نفر به‌طور دورکاری واگذار کنید.
مشخص کنید که در ایام کار در قرنطینه هر کس باید از طریق سیستم ارتباطی مشخص شده حاضر باشد و مسئولیت‌های تعیین شده‌ی خودش را انجام دهد.
سعی کنید هنگام هدایت تیم کاری‌تان از قرنطینه، الگویی از آنچه باید انجام شود را به تیم کارکنان ارائه کنید.
۳- مشوق یادگیری باشید اما مدت آن را طولانی نکنید
از جنبه‌ی کار شرکتی و تیمی (و نه کسانی که به‌طور شخصی در قرنطینه هستند)، وضعیت جدیدِ ناشی از شیوع کرونا و شرایط قرنطینه، آموزش تکمیلی در مورد مسائل شغلی در شرکت‌ها و کسب‌وکارها در اولویت قرار ندارد ولی بهتر است که روند آموزشی را نیز کلاً قطع نکرده و با آموزش‌ها کوچک و کوتاه‌مدت این روند را ادامه دهید. بدیهی است که این آموزش‌ها باید یا از قرنطینه و یا با رعایت شرایط فاصله گذاری اجتماعی هدایت و انجام شوند.
در ایام قرنطینه و از طریق اینترنت بر روی موضوع آموزشی واحدی متمرکز شده و روزانه پنج تا ۱۰ دقیقه به کارکنان خودتان آموزش دهید، همین مدت زمان و همین تمرکز بر روی یک موضوع واحد را در هنگام آموزش دادن‌های حضوری با رعایت فاصله گذاری اجتماعی اجرا کنید.
موضوع‌های آموزشی شما می‌تواند در مورد یک ابزار کاری مشخص، طرز رفتار و برخورد با مسائل کاری مختلف و یا یاد دادن نوعی مهارت باشد.
اجازه بدهید که کارکنان شما موضوع‌هایی را که مایل‌اند درباره‌ی آن‌ها آموزش ببینند را مطرح و اعلام کنند. می‌توانید به این منظور، یک نشست اینترنتی یا در صورت مجاز بودن، نشست حضوری کوتاه‌مدتی داشته باشید که طیِ آن هر کس نظر خودش را بیان کند و در انتها بهی ک تصمیم جمعی برسید.
۴-برای هر عضو تیم کاری خود یک یار کمکی تعیین کنید
یکی دیگر از موارد مهارت ارتباط موثر در ایام قرنطینه و یا فاصله گذاری اجتماعی این است که برای هریک از اعضای تیم کاری‌تان یک یار کمکی از بین خود آن‌ها انتخاب کنید طوری که ضمن حفظ روابط سازمانی، به‌طور دونفره مأمور کمک به یکدیگر در مواقعی که دچار مشکل می‌شوند باشند؛ چون اگر شما به‌عنوان یک مدیر بخواهید به مشکلات تک‌تک آن‌ها رسیدگی کنید یا اصلاً وقت کافی برای رسیدگی به معضلات یکایک آن‌ها نخواهید داشت و یا دیگر وقتی برای کارهای دیگرتان باقی نخواهد ماند. به همین دلیل، اشخاص را دو به دو مأمور کمک به یکدیگر در مواقع اضطراری کنید تا کارکنانتان بتوانند از پس مشکلات دورکاری و شرایط کار در قرنطینه بربیایند.
از طرف دیگر، این روش از لحاظ روحی و احساسی نیز حس خوبی به کارکنانتان خواهد داد و فردْ احساس خواهد کرد که اگر به مشکلی بربخورد شخصی هست که فوراً و با رضای خاطر به او در کارهای شغلی‌اش کمک کند.
از اعضای تیم کاری‌تان بخواهید که هر روز صبح حضور و غیابی را که در نظر گرفته‌اید انجام داده و به‌طور روزانه در ساعاتی مشخص از سلامتی و روبراه بودن کارها از نفر کمکی‌شان خبر بگیرند.
۵- به طرز نوشتار، تُن صدا و تصویر خود و کارکنانتان هنگام ارتباط از راه دور دقت کنید
وقتی که با کارکنان و همکاران خود در یک اتاق نیستید، تشخیص احساسات انسان‌ها در ارتباط با آن‌ها سخت‌تر می‌شود.
در این حالت، به‌جای استفاده از تفسیر «زبان بدنِ» طرف مقابل، اکنون با نوشته، صدا یا تصویرِ ویدیویی نه چندان شفاف او مواجه هستید. به همین دلیل لازم است که به مناسب بودن موارد زیر بیشتر دقت کنید:
- لحنی که در ارتباطات نوشتاریِ کاری خود از آن استفاده می‌کنید.
- سرعت و لحن حرف زدنتان در ارتباط‌های صوتی در ایام قرنطینه.
- نوع حرکات فیزیکی شما در طول ارتباط ویدیویی.
از طرف دیگر باید همین دقت را در مورد طرز نوشتار، لحن و سرعت حرف زدن و حرکات فیزیکی کارکنانتان به خرج دهید تا بتوانید خیلی زودتر به وضعیت آن‌هایی که احتمالاً دچار مشکل یا ناراحتی خاصی شده‌اند و هنوز آن را بیان نمی‌کنند پی ببرید.
۶-الگویی از خوش‌بینی ایجاد کرده و ترس تیم کاری‌تان را بریزید
همان‌طور که ویروس کرونا به‌سرعت سرایت می‌کند، خوش‌بینی هم خیلی سریع به دیگران منتقل می‌شود.
با ایجاد الگویی از خوش‌بینی از طریق به وجود آوردن هدف و امید، به یاری کارکنانتان در روزهای پر استرس فعلی برخیزید.
از شوخی‌های مناسب حتماً زیاد استفاده کنید. فراموش نکنید که حس ترس در کارکنانتان می‌تواند نتایج مخربی داشته باشد؛ چون ترس، ابتکار عمل انسان را منجمد، خلاقیت را کور و به‌جای تعهد، تطابق پذیری را به بار می‌آورد.
در پایان مقاله‌ی مهارت ارتباط موثر در ایام قرنطینه یادآوری این نکته نیز ضروری است که با وجود واقع شدن اکثر انسان‌ها در متن محدودیت‌های پیش آمده از شیوع ویروس کرونا نباید فراموش کرد که محدودیت‌ها گاه باعث بروز نوآوری‌هایی نیز می‌شوند؛ بنابراین از اعضای تیم کاری و نیز همکاران خود بخواهید که در کنار تمامی موارد دیگر، به موضوع قرنطینه به‌عنوان امکانی برای ایجاد نوآوری‌هایی در کارها و ارتباطاتشان نیز بنگرند.
منبع (ترجمه و تلخیص):
https://hbr.org/2020/03/8-ways-to-manage-your-team-while-social-distancing